BUDAPESTI MŰSZAKI ÉS GAZDASÁGTUDOMÁNYI EGYETEM

Az oldal elavult, archív híreket tartalmazhat!

Hallgatói adatok ellenőrzése és javítása a NEPTUN.net hallgatói rendszerében szereplő adatok és a személyi anyag adatainak összevetésével

Az ellenőrzés, javítás fontossága, alapdokumentumai

A Neptun.net hallgatói rendszerben szereplő hallgatói adatok pontossága FIR jelentés (OEP, diákigazolvány, stb) mellett, az elektronikus okmánykibocsátás miatt is kiemelten fontos szerepet kap. A közelmúltban lefolytatott audit eredménye alapján kijelenthető, hogy nagyon sok hiba, hiányosság, eltérés van a NEPTUN.net adatállományában.

A hibátlan adatállomány adategyeztetéssel, a hibák figyelmes és következetes feltárásával, javításával, a hiányzó adatok pótlásával érhető el.  Az adatjavítás elvégzését utóellenőrzés, hibafeltárás és annak függvényében felelősségre vonás fogja követni. Az adatellenőrzést és adatpótlást a NEPTUN.net rendszerben a Hallgató képzései adatlapján szereplő ügyintéző végzi el a beiratkozáskor keletkezett személyi anyag alapján, a megelőző értekezleten kihirdetett időpontig. A határidő kitűzése a statisztikai adatszolgáltatás függvényében történik.

Hallgatói adatok ellenőrzésének alapja, az beiratkozási laphoz becsatolt okmánymásolatok együttese, a személyi anyag.

A személyi anyag összetevői: felvételi/átvételi határozat, beiratkozási lap és mellékletei, így a születési/házassági, stb. anyakönyvi kivonat másolatban, előképzettséget/végzettséget igazoló érettségi bizonyítvány/oklevél (kivétel a mesterszakra felvett BME-n szerzett végzettséget igazoló oklevél) fénymásolata, nyelvvizsga bizonyítvány(ok) fénymásolata. Külföldi dokumentumok esetében magyar nyelvű hivatalos fordítás szükséges! Képzési szerződés aláírt példánya.

A becsatolt dokumentumok nyilvántartása a „Beiratkozási lap melléklete” nyomtatványon történik. A nyomtatványra rá kell vezetni olvashatóan a hallgató NEPTUN kódját, képzés kódját és a felvételi éve/féléve adatokat. A nyomtatványon jelölni kell, hogy a hallgató a szükséges dokumentumot beadta-e, vagy rendelkezésre áll a KTH-n belül. A hiányt külön jelölni kell.

Amennyiben a hallgató valamely okmányának fénymásolatát a beiratkozáskor nem csatolta be, vagy rövid határidőn belül nem pótolta (kivétel a mesterszakra felvett BME-n szerzett végzettséget igazoló oklevél), írásban (Neptun.net+E-mail) felszólítást kell küldeni a hallgató számára a pótlási határidő megjelölésével.

Hiánypótlás felszólításaként az alábbi minta szerint kell üzenetet küldeni a hallgatónak:

A „Beiratkozási lap melléklete” nyomtatványon a felszólítás tényét rögzíteni kell. A nyomtatványon hiánypótlás esetén a hiánypótlás/leadás dátumát ki kell tölteni szignó és a kisalakú pecsét elhelyezésével.

A hiánypótlást időszakonként ellenőrizni kell. Aki a felszólításnak határidőre nem tett eleget második felszólítást kell küldeni újabb határidővel, valamint azzal, hogy az esetleges adathibából később eredő problémákért a hallgató a felelős. A második felszólítást a Neptunban hivatalos bejegyzésként is rögzíteni kell az alábbi kép alapján:

A bejegyzés tényét „Beiratkozási lap melléklete” nyomtatványon is rögzíteni kell.

Az ellenőrzés, javítás, pótlás menete

Ellenőrizni kell, hogy az beiratkozási lap alá van-e írva, ha nincs, pótoltatni kell a későbbiekben leírt módon.

Ellenőrizni kell, hogy az beiratkozási lapon feltüntetett mellékleteket a hallgató valóban csatolta-e. Amennyiben nem, úgy az eltérést a beiratkozási lapon az ügyintézőnek dokumentálni kell (dátum, aláírás, kis számozott bélyegző) abban az esetben, ha nem a „Beiratkozási lap melléklete” dokumentumot alkalmazza.

Ha költségtérítéses a hallgató ellenőrizni kell a képzési szerződés mind a két példányának meglétét, a személyes adatok és az egyéb adatok kitöltöttségét, valamint az aláírást. Aláírás hiánya, vagy téves helyen történő aláírás esetén fel kell szólítani a hibajavításra (új szerződések kitöltése), hiány pótlására. Hallgatói közreműködés nélkül pótolható hiányt, vagy adateltérést az ügyintéző javíthatja dátum, szignó elhelyezésével. Ha csak egy példányt adott le a hallgató, de formailag megfelelő és általa aláírt a dékáni aláírás előtt lemásolandó az eredetivel megegyező formában (kétoldalas), majd a dékáni aláírás után a hallgatónak a másolat adható át. A szerződés meglétét a Hallgatók (5400) a Hallgatók képzései (6000) menüpont alatt a kiegészítő képzésadatoknál az alábbi ábra szerint pipával jelölni kell

A személyes adatok ellenőrzése a születési/házassági, stb. anyakönyvi kivonat alapján történik a Hallgatók (5400) felületen a Személyes adatok fülön a Neptun.net és a dokumentum adatainak összevetésével. Pl. születési anyakönyvi kivonatban a hallgatónak két keresztneve van, a NEPTUN.net adatbázisban egy keresztnév szerepel, akkor ki kell egészíteni a másik névvel a NEPTUN.net adatbázist. Ugyanígy kell eljárni a születési név, illetve anyja neve esetében is. Ha a születési város Budapest, vagy külföldi város, akkor a születési megye üres. Ellenkező esetben az ott szereplő adatot ki kell törölni.

A személyes adat változását a NEPTUN-ban hivatalos bejegyzésként dokumentálni kell, a képen látható minta alapján (értelemszerűen).

Hallgatók (5400) felületen a Hivatalos adatok fülön, ha a hallgató kettős állampolgárságot adott meg és igazolt, akkor adata kiegészítendő. Nemzetisége csak a hallgató adatközlése és kifejezett írásbeli nyilatkozata alapján írható be. Nem kötelező adat! A nyilatkozat a hallgató személyi anyagánál őrzendő. A bankszámlaszám, személyi igazolvány szám, adó azonosító jel, TAJ szám beírásáért, vagy változás esetén a javításért, a hallgató a felelős. Amennyiben a hallgató ezeket az adatokat nem töltötte fel hiánytalanul határidőre, de a beiratkozási lapon kézi beírással közölt adatot, vagy a feltöltéstől eltérő adatot adott meg, az ügyintézőnek kell a módosítást elvégeznie. A nemzetközi TAJ számok feltöltését az ügyintézők tudják megtenni. A még mindig hiányzó adat megadására a hallgató kezelésével megbízott ügyintéző írásban (Neptun+E-mail) felszólítást küld a hallgató számára és személyi anyagánál a hiányt egyidejűleg jelöli (kiemelő címke elhelyezésével) és a hiánypótlás megküldését időszakonként ellenőrizi.

A Címek fülön az állandó, ideiglenes, értesítési címek, telefonszámok, E-mail címek karbantartásáért ugyancsak a hallgató felelős. A hallgatónak feltétlenül rendelkeznie kell állandó lakcímmel!

Az Előképzettségek fülön az előképzettségek/végzettségek adatai a felvételi rendszerből többnyire hiányosan, illetve hibásan kerültek át a NEPTUN.net adatállományába. Általános hiba: intézmény neve hibás, intézményi OM kód hiányzik, hibás lehet az azonosító (érettségi/oklevél száma), technikai okból fals adattal kerülhet be a befejezés, ami itt bizonyítvány/oklevél kiadásának dátuma.

Helyesen kitöltött előképzettségi tábla.

A szerkeszt gomb megnyomása után tudunk új intézményt felvinni, módosítást, vagy javítást elvégezni. Az itt végzett feladatok nem tartoznak FIR- feladás körébe, ezért itt nem szerepelhet a FIR-be felad pipa. A pipát megjelenése esetén ki kell venni. Az intézmény beírása, javítása csak kiválasztással történhet. A kiválasztás OM azonosító alapján történjen (okmányon szereplő oszlopszerkesztéssel kitehető adat). A kiválasztást megelőzően a „Minden” gomb legyen a kijelölt! Kiválasztással beírandó a „Tagozat”. A középiskola esetében a „Típus” gimnázium vagy szakközépiskola (a bizonyítványnak megfelelő adat), a mellette lévő oszlopban pedig az előképzettség szöveg választandó ki. Felsőfokú végzettség esetében a tagozat alatt a „Képzés”-t, a „Képzési időt(félév)” és „Képzési szint”-et (BSc , MSc, osztatlan, főiskolai, egyetemi lásd legördülő lista) is meg kell adni. A „Típus” alapfokozat, vagy mesterfokozat, vagy főiskola, vagy egyetem, összhangban a képzési szinttel (az oklevél másolatból megállapítható adat), a mellette lévő oszlopban pedig a végzettség szöveg választandó ki. Az „Azonosító” rovatba a bizonyítvány/oklevél anyakönyvi számát, a „Befejezés” rovatba az érettségi bizonyítvány dátumát, illetve az oklevél kiadásának dátumát kell írni. Oklevél esetében beírandó a „Minősítés” is. A mesterszakra felvett BME-n szerzett alapképzés végzettség adatait a Hallgatók (5400) menü alatt a Hallgató képzései (6000) felületen a megfelelő alapképzés sor „oklevél” fül alatt szereplő adatai alapján kell beírni, ellenőrizni, illetve javítani az előzőekben leírtak figyelembe vételével. Külföldi intézményben szerzett végbizonyítvány adatbevitelénél kiválasztható intézmény „Külföldi középiskola”, vagy „Külföldi egyetem” néven található. (OM száma nincs!). Ilyen esetben a „Leírás” rovatba kell beírni a külföldi intézmény nevét, székhelyét. Ha sem OM azonosítóval, sem névvel nem található az előképzettség intézménye, vagy az OM azonosító hiányzik, az adatok pótlása javítása érdekében a NEPTUN Üzemeltetéssel kell felvenni a kapcsolatot.

Az előképzettség/végzettség felvitele, javítása után következő lépés az előképzettséghez tartozó képzés/képzések hozzárendelése. Ennek menete: szerkeszt gomb megnyomása után a hiánytalanul felvitt (bal ablakban szereplő) képzettségekhez szakonként rendelhető képzés (pl. gimnáziumhoz - BSc, alapfokozathoz - MSc, stb), amely előfeltétele a magasabb szintű képzés megkezdésének, a hozzáad gombot megnyomva azt a képzést választom, amelyhez hozzá kívánom rendelni a megfelelő előképzettséget. Egyszerre több képzéshez is hozzárendelhető az előképzettség. Ebben az esetben a jobb ablakban feljövő képzések közül azokat jelölöm pipával, amelyekhez a bal ablakban kijelölt előképzettség/végzettség tartozik. Ezt a hozzárendelést a most beiratkozó hallgatóknál legkésőbb szeptemberben beiratkozó hallgatók esetében október 1-ig, februári beiratkozás esetében március 1-ig, továbbá a 2005.09.01. után alap, mester, illetve építészmérnök osztatlan képzésben tanulmányokat kezdő valamennyi hallgatónál el kell végezni státusztól függetlenül az elektronikus törzskönyvezés adatigénye miatt. Az adatjavítás kiemelten fontos a 2009.02.01. után beiratkozó fekete leckekönyvvel nem rendelkező 2010/11/2 félév vizsgaidőszakában záróvizsgázott, diplomát szerzett (alapszintű és mester szintű) hallgatók esetében.

Nyelvvizsga fülön elérhető adatok is törzskönyvben, illetve E-leckekönyvben szereplő adatok. A felvételi állományból hiányosan, hibásan érkeznek, duplikálódhatnak. A feleslegeseket törölni kell. A másolattal igazoltakat össze kell vetni a NEPTUN adatállományával, eltérés esetén javítani, továbbá valamennyi ismert, de hiányos rovatot ki kell tölteni. Valamennyi adat megtalálható a nyelvvizsga bizonyítványról készült másolaton. Ha nem áll rendelkezésre, be kell kérni! A Nyelv, a Fok, a Típus legördülő listából választható ki. Gyakori hiba, hogy fals dátum, vagy a bizonyítvány kiadásának dátuma szerepel az adatbázisban. A „Dátum” a nyelvvizsga bizonyítványon feltüntetett vizsga napja dátuma. Tehát eltérés esetén javítani kell. „Biz.szám/Anyakönyvi szám” rovatokat is ki kell tölteni. A bizonylat száma a bizonyítvány nyomdai száma, míg az anyakönyvi szám egy egyedi sorszám. Tölteni kell a „Nyelvvizsga Típusa” rovatokat, legördülő listából kiválasztva. Pipával jelölendő, ha szakmai, vagy kétnyelvű a nyelvvizsga. Ha a nyelvvizsgát a hallgató külföldi, Magyarországon nem akkreditált nyelvvizsga helyen tette a nyelvvizsgát honosíttatni kell (26/2000. (VIII. 31.) OM rendelet). A honosítási eljárás egy külföldi nyelvvizsga-bizonyítvány elismertetése államilag elismert nyelvvizsga-bizonyítványként.  A honosítást a hallgatónak kell kérnie. Információ kérhető: www.nyak.hu honlapon. Honosított nyelvvizsga esetében a honosításra vonatkozó adatok (Honosított nyelvvizsga dátuma, Honosított nyelvvizsga száma) is kitöltendők, valamint a „Honosított” bejegyzés pipálandó.

Az idegennyelv-tudást igazoló államilag elismert nyelvvizsgáztatásról és a külföldön kiállított, idegennyelv-tudást igazoló nyelvvizsga-bizonyítványok Magyarországon történő honosításáról szóló 137/2008. (V. 16.) Korm. rendelet 14. § (1) bekezdése értelmében az idegen nyelven folytatott és befejezett tanulmányokat igazoló, államilag elismert külföldi közoktatási intézményben szerzett érettségi bizonyítvány, illetve államilag elismert külföldi felsőoktatási intézményben szerzett oklevél, az oktatás nyelve szempontjából, államilag elismert általános, egynyelvű, komplex típusú felsőfokú nyelvvizsgának,^[az elismert, illetve honosított oklevél vagy bizonyítvány pedig a tanúsított szakképzettség vagy szakképesítés alapján államilag elismert szaknyelvi, egynyelvű komplex típusú felsőfokú nyelvvizsgának felel meg. Az ilyen okirattal rendelkező személyt a jogszabály erejénél fogva úgy kell tekinteni, mint aki nyelvvizsgával rendelkezik. Tájékoztatás kérhető : www.ekvivalencia.hu honlapon.

Külföldi végbizonyítvány/oklevél esetén megfeleltetett nyelvvizsga esetében a nyelvvizsga dátuma, az okmány kiadásának, illetve végbizonyítvány/oklevél megszerzésének az időpontja. A bizonyítvány/anyakönyvi szám az alap okmány száma. A nyelvvizsga hely a legördülő listából a „Nyelvvizsgával egyenértékű oklevél” szöveg választandó ki. Vizsgahelyként a „Külföldi végzettség” szöveg gördítendő be. A megszerzés helye rovatba írandó be az, az intézmény, amely a végzettség okmányát kiadta.

Nyelvvizsga felmentés kezelésénél a …...... számú munkautasítás az irányadó.

A munkautasítás készült: 2011. szeptemberében

Készítette: Rövid Mártonné, a munkában közreműködött Bulóczki Rita

Lektorálta: Kisné Terczy Beáta, Veressné Balogh Beáta, Zsadányi Csaba

A munkautasítás jóváhagyta: Dr. Szabó Mihály igazgató 2011. szeptember 7.

A munkautasításban érintett munkafolyamat oktatása, bemutatása 2011.szeptember 8-án megtörtént és egyidejűleg kihirdetésre került az elektronikus elérhetősége is.

Az oktatást Kisné Terczy Beáta végezte